KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI
İLGİLİ KİŞİ BAŞVURU PROSEDÜRÜ

1. Amaç
Bu prosedürün amacı, KVKK’nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişilerin (veri sahiplerinin) haklarını kullanmak üzere veri sorumlusuna yapacakları başvuruların alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasına ilişkin usul ve esasların belirlenmesidir.

2. Kapsam
Bu prosedür; çalışanlar, aday çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler, ziyaretçiler ve diğer ilgili kişiler tarafından Şirketimize yapılacak KVKK kapsamındaki tüm başvuruları kapsar.

3. Dayanak
Bu prosedür, KVKK’nın 11 ve 13. maddeleri ile “Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ” hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

4. Başvuru Yöntemleri
İlgili kişiler, KVKK kapsamındaki taleplerini Şirketimize aşağıdaki yöntemlerle iletebilir:
• Yazılı olarak ıslak imzalı dilekçe ile,
• Noter aracılığıyla,
• Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresi üzerinden,
• Güvenli elektronik imza veya mobil imza kullanmak suretiyle,
• Şirket sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresi üzerinden.
Başvuruların, başvuru sahibinin kimliğini teyit edici bilgi ve belgeleri içermesi gerekmektedir.
5. Başvurunun İçeriği
Başvuruda asgari olarak aşağıdaki bilgilerin yer alması gerekir:
• Ad, soyad ve imza
• T.C. kimlik numarası (yabancılar için pasaport numarası)
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon veya faks numarası
• Talep konusu
Şirket, kimlik doğrulaması amacıyla ek bilgi talep edebilir.

6. Başvuruların Değerlendirilmesi
Başvurular, Şirketimizin KVKK Komitesi / Veri Sorumlusu Temsilcisi tarafından incelenir ve değerlendirilir.
Talebin niteliğine göre ilgili departmanlardan bilgi ve belge temin edilir. Başvuru, en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, mevzuatta belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilir.
Talebin kabul edilmesi halinde gerekli işlem tesis edilir ve başvuru sahibine bilgi verilir. Talebin reddedilmesi halinde ise gerekçeli cevap yazılı veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirilir.

7. Başvurunun Reddedilebileceği Haller
KVKK’nın 28. maddesinde düzenlenen istisnai haller kapsamında bulunan durumlarda başvuru reddedilebilir.
Ayrıca talebin açıkça dayanaktan yoksun olması, hakkın kötüye kullanılması niteliği taşıması veya üçüncü kişilerin hak ve özgürlüklerini ihlal etme riski taşıması halinde Şirket gerekçeli olarak talebi reddedebilir.
Savunma sanayi faaliyetleri kapsamında milli güvenlik, kamu güvenliği, ticari sır veya proje gizliliği niteliği taşıyan bilgiler bakımından mevzuattan kaynaklanan sınırlamalar uygulanabilir.

8. Kayıt ve Saklama
Başvurular ve verilen cevaplar, ispat yükümlülüğü kapsamında ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca güvenli şekilde saklanır.

9. Kurul’a Şikâyet Hakkı
Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi halinde ilgili kişi, cevabı öğrendiği tarihten itibaren 30 gün ve her hâlükârda başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu’na şikâyette bulunabilir.